POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
Dernière mise à jour : 03.12.2019
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE TOUATI-IMMO
Le site http://www.touati-immo.fr (ci-après le « Site ») est édité par la société Cabinet Emmanuel TOUATI SARL, immatriculée au registre du commerce et des sociétés sous le numéro 441 316 411 dont le siège est situé 19, rue Bernard & Mazoyer "Paris La Plaine" 93300 Aubervilliers.
Nous contacter :
- +33(0)1.48.33.46.28
- Email : touati-immo@]touati-immo.fr
Ci-après « nous » ou « le Cabinet Emmanuel TOUATI SARL »
Voir nos mentions légales pour plus d’informations.
PREAMBULE – DEFINITI
Une « donnée à caractère personnel» correspond à toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (la «personne concernée») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité.
Un « traitement» correspond à toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
Un « responsable du traitement» est celui qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement et un « sous-traitant» est celui qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
Sur le Site, nous agissons en tant que responsable de traitement vis-à-vis de l’ensemble des utilisateurs mais aussi en tant que sous-traitant pour nos clients (par exemple, en proposant à nos clients propriétaires des prestations de location-gérance, ou encore aux syndicats des copropriétaires des prestations de syndic de copropriété) ou comme leur responsable conjoint.
Lorsque vous n’êtes pas contractuellement lié au Cabinet Emmanuel TOUATI SARL, nous vous invitons à vous rapprocher également de votre cocontractant pour plus d’informations sur les traitements de données à caractère personnel vous concernant.
Un « destinataire» est la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.
Nous engagerons à ce que la collecte et les traitements des données à caractère personnel soient effectués de manière licite, loyale et transparente, conformément au règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et à la Loi informatiques et Libertés de 1978 modifiée.
Les personnes concernées sont les utilisateurs du Site et les personnes ayant des accès autorisés à l’ « Espace client Touati-Immo » et « Extranet Touati-Immo » (ci-après « vous »).
nVia le Site, vous nous transmettez les catégories d’informations suivantes en remplissant le(s) formulaire(s) de renseignement et en communiquant avec nous :
- Les données d’identité (civilité, nom ; prénom), de contact (adresse mail ; adresse postale (adresse, code postal, ville); numéro de téléphone), relatives à votre statut personnel (particulier ou professionnel ou autre, ainsi que le nom de votre société le cas échéant) ;
- La nature de votre demande (prise de contact, demande de devis, gérance, syndic, transaction, location, vente de bien, achat immobilier, mise en location, autre…) et le contenu de votre demande (description)
- Les informations de connexion à votre compte utilisateur (identifiant, mot de passe) nous permettront de vous identifier et d’échanger avec vous.
Attention, tout titulaire d’un compte permettant d’accéder à un espace virtuel détient des droits d’accès qui lui sont strictement personnels, confidentiels et incessibles. Tout titulaire d’un compte doit prendre les mesures de sécurité nécessaire pour préserver l’intégrité de ses droits d’accès (identifiant, mot de passe) pour empêcher qu’un tiers se connecte à son compte. Le titulaire des droits d’accès répondra de toute utilisation frauduleuse ou abusive de ses codes d’accès, lorsque cela résulte de sa propre négligence.
En tout état de cause, le titulaire des droits d’accès informe sans délai le Cabinet Emmanuel TOUATI SARL de la perte ou du vol de ses identifiants. En cas de violation constatée de la clause d’inaliénabilité ou de partage des clés d’accès par le titulaire désigné, nous nous se réservons le droit de suspendre le service, sans indemnité, remboursement, préavis ni information préalable.
Enfin, nous collectons des données de connexion au compte et d’utilisation des outils mis à la disposition des personnes sur l’espace virtuel qui leur est dédié (heure de connexion, durée de connexion, paramétrages du compte, gestion des outils).
Les données utilisées à des fins de gestion de la prospection commerciale sont conservées au maximum pendant trois ans à compter du dernier contact émanant du prospect ou un client.
Si vous ne vous êtes pas authentifié sur le Site ou que vous n’avez pas eu un comportement actif (par exemple, en cliquant sur un lien) pendant une période de trois ans, vous pourrez recevoir un e-mail vous invitant à vous connecter dans les plus brefs délais, sans quoi vos données seront supprimées de nos bases de données.
LOCATION-GERAN
L’espace virtuel dédié aux locataires / candidats locataire
Nous proposons aux locataires et candidats locataires de biens gérés par le Cabinet Emmanuel TOUATI SARL d’avoir des codes d’accès à un espace sécurisé en ligne, pour la gestion de leur compte locataire.
Les traitements opérés sur l’espace virtuel des locataires et candidats locataires pour finalités :
- La gestion des loyers : émission de titres de recettes des locations et gestion des relances, décompte des taxes et charges y afférentes, régularisation des charges, pièces comptables nécessaires au recouvrement et à la gestion des comptes des locataires concernés, délivrance des quittances,
- La gestion des comptes en ligne et du paiement des loyers et des charges,
- La gestion des ordres de services et des visites d’immeubles par application mobile.[TLMR1]
- L’appréciation de la solvabilité des candidats à la location d’un bien immobilier,
- L’établissement de la régularisation annuelle des charges locatives,
- L’ établissement tous les trimestres un compte rendu de gérance détaillé,
- La réalisation d’opérations de recouvrement de créance et la gestion du contentieux.
Les catégories de données personnelles faisant l’objet de traitements sont les suivantes :
- Données d'identification : Nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, nationalité, N° de téléphone (personnel, portable), une adresse mail (personnel, professionnelle)
- Un code d'identification peut être attribué au locataire ou candidat locataire
- Des informations sur la vie personnelle : Situation familiale, composition du foyer, Conclusion d'un pacte civil de solidarité (sous réserve de l'accord exprès des intéressés), N° d'inscription à la caisse d'allocations familiales du bénéficiaire exclusivement pour permettre le versement des aides au logement
- Des informations sur la vie professionnelle : Situation professionnelle, Coordonnées de l'employeur ; ressources.
- Les caractéristiques du logement : Conditions de location ou d'accession à la propriété, date d'entrée et de départ, montant du dépôt de garantie, Montant du loyer, Nature et montant des charges, des travaux d'entretien et d'amélioration, Nature des prêts consentis et des modalités de remboursement, Compagnie d'assurance, numéro de police du locataire ; numéro d'identification, identité et coordonnées du porteur du support électronique d'identification pour l'accès aux immeubles
- Des informations d’ordre économique et financier : Coordonnées bancaires (IBAN) ; Revenus, ressources (informations spécifiques aux cautions)
- Un texte « libre » peut être enregistré au sein de chaque fiche, à la convenance des personnes ayant accès à la mise à jour du fichier. Nous veillons à ce que les données à caractère personnel ne soient recueillies que pour un usage déterminé et légitime. Seules doivent être traitées les informations pertinentes et nécessaires au regard des objectifs poursuivis.
Nos engagements en matière de conservation :
- Nous conserverons ces informations jusqu'au règlement du solde des comptes à l'exception des informations nécessaires à l'accomplissement des obligations légales.
- Les informations relatives au candidat à la location ne peuvent être conservées que si la location ou l'acquisition est effectivement réalisée.
- A défaut de location ou d'acquisition, suppression des informations en cas de non-renouvellement de la demande dans un délai de 3 mois.
TRANSACTIO
L’esce virtuel dédié aux propriétaires ou acquére
Nous proposons aux propriétaires ou acquéreurs de biens gérés par le Cabinet Emmanuel TOUATI SARL d’avoir des codes d’accès à un espace sécurisé en ligne qui leur est dédié.
Les traitements opérés sur l’espace virtuel des propriétaire ou acquéreurs ont pour finalités :
- La gestion des sociétés civiles immobilières, des sociétés ayant pour objet la construction, des coopératives et des syndicats de copropriété, des associations syndicales libres et des immeubles en jouissance à temps partagé (comptabilité de ces organismes, tenue des comptes des intéressés, convocation aux assemblées générales, lettres de relance, appels de fonds) ;[TLMR2]
Les catégories de données personnelles faisant l’objet de traitements sont les suivantes :
- Données d'identification : Nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, nationalité, N° de téléphone (personnel, portable), une adresse mail (personnel, professionnelle)
- Un code d'identification peut être attribué au locataire ou candidat locataire
- Des informations sur la vie personnelle : Situation familiale ; Régime matrimonial ;
- Des informations relatives à la vie professionnelle ;
- Les caractéristiques des biens immobiliers : Conditions d'accession à la propriété ; Nature et montant des charges, des travaux d'entretien et d'amélioration ; Nature des prêts consentis et des modalités de remboursement
- Des informations d’ordre économique et financier : Coordonnées bancaires (IBAN) ; Disponibilités financières (Informations spécifiques aux candidats acquéreurs et acquéreurs d'un bien immobilier)
Nos engagements en matière de conservation :
- Nous conserverons ces informations jusqu'à la rupture de la relation contractuelle avec le propriétaire à l'exception des informations nécessaires à l'accomplissement des obligations légales.
- Les informations relatives au candidat acquéreur ne peuvent être conservées que si l'acquisition est effectivement réalisée.
- A défaut de location ou d'acquisition, suppression des informations en cas de non-renouvellement de la demande dans un délai de 3 mois
SY
Lspace virtuel dédié aux copropr
Nous proposons aux copropriétaires ayant désigné le Cabinet Emmanuel TOUATI SARL comme syndic de copropriété pour leur immeuble, d’avoir des codes d’accès à un espace sécurisé en ligne qui leur est dédié.
Les traitements opérés sur l’espace virtuel des copropriétaires ont pour finalités :
- La gestion des sociétés civiles immobilières des sociétés ayant pour objet la construction, des coopératives et des syndicats de copropriété, des associations syndicales libres et des immeubles en jouissance à temps partagé (comptabilité de ces organismes, tenue des comptes des intéressés, convocation aux assemblées générales, lettres de relance, appels de fonds) ;
- La gestion des immeubles de copropriétés et des charges.
- La gestion des copropriétaires avec indication des lots ;
- La gestion des Assemblées Générales ; la gestion des archives des copropriétés ;
- La gestion des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que les décomptes individuels des charges de chaque copropriétaire.
Les catégories de données personnelles faisant l’objet de traitements sont les suivantes :
- Données d'identification : Nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, nationalité, N° de téléphone (personnel, portable), une adresse mail (personnel, professionnelle)
- Des informations sur la vie personnelle : Situation familiale ; Nombre d'enfants, nombre de personnes à charge ; Organisme d'affiliation
- Les caractéristiques des biens immobiliers : Conditions d'accession à la propriété ; Nature et montant des charges, des travaux d'entretien et d'amélioration
- Des informations d’ordre économique et financier : Coordonnées bancaires (IBAN) ; Revenu (tous les éléments de salaire : Salaire ou taux horaire de base, heures supplémentaires, prime...)
Nos engagements en matière de conservation :
- Nous conserverons ces informations jusqu'à la rupture de la relation contractuelle avec le conseil syndical à l'exception des informations nécessaires à l'accomplissement des obligations légales.
Durée de conservation – Informations complémentaires – Arc
Les données à caractère personnel faisant l'objet d'un traitement ne sont pas conservées au-delà du temps nécessaire à l'exécution des obligations définies lors de la conclusion du contrat, ou en posées par la législation en vigueur. Nous conservons les données personnelles pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités décrites dans la présente Politique, selon les principes de conservations décrits ci-avant.
Au-delà de cette durée, elles pourront être anonymisées et conservées à des fins statistiques.
Des moyens d’effacement de données sont mis en place afin d'en prévoir la suppression effective dès lors que la durée de conservation ou d'archivage nécessaire à l'accomplissement des finalités déterminées ou imposées est atteinte
Droits des personnes concernées – Conditions d’exerc
Vous disposez d’un droit d’accès aux données vous concernant, de rectification ou d’effacement, d’interrogation, de limitation du traitement de vos données, de portabilité, et d’effacement.
Vous disposez également du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel ayant comme base juridique notre intérêt légitime, ainsi que d’un droit d’opposition à la prospection commerciale. À tout moment, vous pouvez aussi retirer de votre consentement au traitement, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
En outre, vous disposez du droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont vous souhaiteriez que soient exercés, après votre décès, les droits mentionnés ci-dessus. Enfin, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, si nos réponses vous paraissent insatisfaisantes.
Pour toute demande, il sera demandé de justifier de votre identité par tout moyen utile et de justifier, le cas échéant, des raisons de votre demande.
Les demandes d’exercice de vos droits sont à adresser par voie électronique à l’adresse touati-immo@]touati-immo.fr.
A compter de l’exercice du droit à l’effacement, de s’opposer au traitement, ou encore de retirer son consentement, le bon fonctionnement des services de formation pourra être perturbé voire interrompu. Par exemple, si ces droits sont exercés au moment de la commande de prestations ou services, alors ladite commande ne pourra être effectuée.
Plus d’informations sur vos droits : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles
Destinata
Les informations auxquelles ces destinataires ont accès sont considérées comme étant strictement confidentielles, et ils n’ont respectivement accès qu’aux données nécessaires à l’exécution du contrat qui les lie à nous. Nous nous engageons à ce que tout sous-traitant présente des garanties contractuelles suffisantes pour la mise en œuvre de mesure techniques et organisationnelles appropriées, conformément au RGPD.
Notre principal sous-traitant est le fournisseur du logiciel ImmOpen qui nous permet de fournir des espaces virtuels aux locataires, candidats locataires, propriétaire, acquéreur et copropriétaires dans les conditions susvisées.
Sur la base des obligations légales, vos données personnelles pourront être divulguées aux autorités publiques en application d'une loi, d'un règlement ou en vertu d'une décision d'une autorité réglementaire ou judiciaire compétente.
C’est seulement avec votre accord libre, spécifique, exprès et éclairé et à moins que vous ne vous y opposiez, que nous pourrons partager vos données d’identité et de contact avec des partenaires commerciaux afin de vous envoyer des communications promotionnelles, ou pour vous montrer plus de contenu sur mesure, y compris de la publicité pertinente pour les produits et services susceptibles de vous intéresser.
Dans le cas où nous prendrions part à une opération de fusion, d’acquisition ou à toute autre forme de cession d’actifs, nous nous engageons à garantir la confidentialité de vos données personnelles et à vous informer avant que celles-ci ne soient transférées ou soumises à de nouvelles règles de confidentialité.
Information sur les réseaux sociaux et sites tier
Le Site peut fournir des liens vers d’autres sites, applications et services que les siens, qui peuvent être exploités par des sociétés tierces.
Cliquer sur ces liens peut autoriser des tiers à recueillir ou partager des données vous concernant. Dans ce cas, nous ne sommes pas responsables du traitement des données personnelles par ces sites tiers, dont l’utilisateur est invité à consulter les politiques de protection des données personnelles pour plus d’informations.
Sécurité – Notification en cas de violat
Nous nous engageons à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées grâce à des moyens de sécurisation physiques et logistiques afin de garantir un niveau de sécurité adapté au regard des risques d'accès accidentels, non autorisés ou illégaux, de divulgation, d'altération, de perte ou encore de destruction des données personnelles vous concernant.
Dans l'éventualité où nous prendrions connaissance d'un accès illégal aux données personnelles vous concernant stockées sur nos serveurs ou ceux de nos prestataires, ou d'un accès non autorisé ayant pour conséquence la réalisation des risques identifiés ci-dessus, nous nous engageons à :
- Vous notifier l'incident dans les plus brefs délais si cela répond à une exigence légale ;
- Examiner les causes de l'incident ;
- Prendre les mesures nécessaires dans la limite du raisonnable afin d'amoindrir les effets négatifs et préjudices pouvant résulter dudit incident
En aucun cas les engagements définis au point ci-dessus ne peuvent être assimilés à une quelconque reconnaissance de faute ou de responsabilité quant à la survenance de l'incident en question.
Si vous observez une quelconque faille de sécurité ou tout incident susceptible de porter atteinte à l’intégrité de vos données personnelle ou celles d’autres personnes, nous vous remercions par avance de bien vouloir nous en informer immédiatement.
Mesures de sécurité spécifiques aux espaces virtu
L'accès au logiciel ImmOpen fournit par la société Idéal soft Informatique Sud SAS (ISIS) nécessite une authentification (code utilisateur et mot de passe). La politique de gestion des mots de passe est la suivante :
- Longueur minimale de 5 caractères
- Modification des mots de passe doit être faite tous les 3 mois.
- Contrôle des accès via Active Directory (code utilisateur et mot de passe du domaine Windows possible en fonction de la solution optée).
Une sauvegarde journalière de l’ensemble des données est prévue.
Tous les fichiers utilisés pour l’authentification des utilisateurs sont chiffrés (méthode RC5, avec mot de passe « fort » propre à chaque environnement). Tous les fichiers de données contenant des données nominatives sont eux aussi chiffrés, avec la même méthode de chiffrage, mais avec un mot de passe « fort » propre à chaque répertoire de données. L’ensemble des sites extranet sont accessible en HTTPS (voir le cadenas à gauche de l’onglet indiquant que la connexion aux espaces virtuels proposés est sécurisée) et les données d’identification sont également chiffrées.
Vous pouvez nous contacter si vous souhaitez connaître plus amplement la Politique de sécurité de notre sous-traitant.
Transfert hors U
Nous nous engageons à respecter la réglementation applicable relative aux transferts des données vers des pays situés en dehors de l’union européenne et notamment selon les modalités suivantes :
- Nous ne transférerons les données des visiteurs, prospects et clients vers des pays reconnus comme offrant un niveau de protection équivalent ; En cas de transfert vers les Etats-Unis, vers des organismes ayant adhéré au Privacy Shield uniquement ;
- Nous ne transférerons les données personnelles en dehors des pays reconnus par la CNIL comme ayant un niveau de protection suffisant qu’à conditions d’avoir obtenu une autorisation de la CNIL pour procéder à ce transfert.
Droit applicable, langue, modification de la Politiq
La présente Politique de Confidentialité est régie par le droit français. Elle est rédigée en français. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige. L'inapplication temporaire ou permanente d'une ou plusieurs clauses des présentes ne saurait valoir renonciation de sa part aux autres clauses des présentes qui continuent à produire leurs effets.
Nous nous réservons la possibilité de modifier la présente Politique de confidentialité. Les personnes concernées seront averties lorsque cela est prévu par le RGPD ou toute autre réglementation. La date de mise à jour est indiquée en en-tête et nous vous invitons à la consulter régulièrement.
Dernière mise à jour : 03.12.2019
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE TOUATI-IMMO
Le site http://www.touati-immo.fr (ci-après le « Site ») est édité par la société Cabinet Emmanuel TOUATI SARL, immatriculée au registre du commerce et des sociétés sous le numéro 441 316 411 dont le siège est situé 19, rue Bernard & Mazoyer "Paris La Plaine" 93300 Aubervilliers.
Nous contacter :
- +33(0)1.48.33.46.28
- Email : touati-immo@]touati-immo.fr
Ci-après « nous » ou « le Cabinet Emmanuel TOUATI SARL »
Voir nos mentions légales pour plus d’informations.
PREAMBULE – DEFINITI
Une « donnée à caractère personnel» correspond à toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (la «personne concernée») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité.
Un « traitement» correspond à toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
Un « responsable du traitement» est celui qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement et un « sous-traitant» est celui qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
Sur le Site, nous agissons en tant que responsable de traitement vis-à-vis de l’ensemble des utilisateurs mais aussi en tant que sous-traitant pour nos clients (par exemple, en proposant à nos clients propriétaires des prestations de location-gérance, ou encore aux syndicats des copropriétaires des prestations de syndic de copropriété) ou comme leur responsable conjoint.
Lorsque vous n’êtes pas contractuellement lié au Cabinet Emmanuel TOUATI SARL, nous vous invitons à vous rapprocher également de votre cocontractant pour plus d’informations sur les traitements de données à caractère personnel vous concernant.
Un « destinataire» est la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.
Nous engagerons à ce que la collecte et les traitements des données à caractère personnel soient effectués de manière licite, loyale et transparente, conformément au règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et à la Loi informatiques et Libertés de 1978 modifiée.
Les personnes concernées sont les utilisateurs du Site et les personnes ayant des accès autorisés à l’ « Espace client Touati-Immo » et « Extranet Touati-Immo » (ci-après « vous »).
nVia le Site, vous nous transmettez les catégories d’informations suivantes en remplissant le(s) formulaire(s) de renseignement et en communiquant avec nous :
- Les données d’identité (civilité, nom ; prénom), de contact (adresse mail ; adresse postale (adresse, code postal, ville); numéro de téléphone), relatives à votre statut personnel (particulier ou professionnel ou autre, ainsi que le nom de votre société le cas échéant) ;
- La nature de votre demande (prise de contact, demande de devis, gérance, syndic, transaction, location, vente de bien, achat immobilier, mise en location, autre…) et le contenu de votre demande (description)
- Les informations de connexion à votre compte utilisateur (identifiant, mot de passe) nous permettront de vous identifier et d’échanger avec vous.
Attention, tout titulaire d’un compte permettant d’accéder à un espace virtuel détient des droits d’accès qui lui sont strictement personnels, confidentiels et incessibles. Tout titulaire d’un compte doit prendre les mesures de sécurité nécessaire pour préserver l’intégrité de ses droits d’accès (identifiant, mot de passe) pour empêcher qu’un tiers se connecte à son compte. Le titulaire des droits d’accès répondra de toute utilisation frauduleuse ou abusive de ses codes d’accès, lorsque cela résulte de sa propre négligence.
En tout état de cause, le titulaire des droits d’accès informe sans délai le Cabinet Emmanuel TOUATI SARL de la perte ou du vol de ses identifiants. En cas de violation constatée de la clause d’inaliénabilité ou de partage des clés d’accès par le titulaire désigné, nous nous se réservons le droit de suspendre le service, sans indemnité, remboursement, préavis ni information préalable.
Enfin, nous collectons des données de connexion au compte et d’utilisation des outils mis à la disposition des personnes sur l’espace virtuel qui leur est dédié (heure de connexion, durée de connexion, paramétrages du compte, gestion des outils).
| Finalités |
Catégories de données |
Bases légales |
| Demande de renseignements, de devis ou de rendez-vous (identifier la personne et pouvoir lui répondre) |
Données d’identité et de contact Nature demande et description |
Intérêt légitime Mesures précontractuelles |
| Newsletter du Cabinet Emmanuel Touati (prospection commerciale) |
Données d’identité et de contact |
Intérêt légitime Consentement conformément à la réglementation de l’article 34-5 du CPCE |
| Création d’un compte client Gestion des procédures d’authentification, de perte de mot de passe |
Données d’identité et de contact Données de compte utilisateur |
Mesures précontractuelles Exécution d’un contrat |
| Suivi et gestion de la relation avec les clients |
Données d’identité, de contact, de compte, données de connexion au compte et d’utilisation des outils |
Mesures précontractuelles ou exécution d’un contrat Respect des obligations légales |
| Gestion des demandes de droits « informatique et libertés » |
Données d’identité et de contact ; Toutes autres informations prévues par la loi |
Respect des obligations légales |
Les données utilisées à des fins de gestion de la prospection commerciale sont conservées au maximum pendant trois ans à compter du dernier contact émanant du prospect ou un client.
Si vous ne vous êtes pas authentifié sur le Site ou que vous n’avez pas eu un comportement actif (par exemple, en cliquant sur un lien) pendant une période de trois ans, vous pourrez recevoir un e-mail vous invitant à vous connecter dans les plus brefs délais, sans quoi vos données seront supprimées de nos bases de données.
LOCATION-GERAN
L’espace virtuel dédié aux locataires / candidats locataire
Nous proposons aux locataires et candidats locataires de biens gérés par le Cabinet Emmanuel TOUATI SARL d’avoir des codes d’accès à un espace sécurisé en ligne, pour la gestion de leur compte locataire.
Les traitements opérés sur l’espace virtuel des locataires et candidats locataires pour finalités :
- La gestion des loyers : émission de titres de recettes des locations et gestion des relances, décompte des taxes et charges y afférentes, régularisation des charges, pièces comptables nécessaires au recouvrement et à la gestion des comptes des locataires concernés, délivrance des quittances,
- La gestion des comptes en ligne et du paiement des loyers et des charges,
- La gestion des ordres de services et des visites d’immeubles par application mobile.[TLMR1]
- L’appréciation de la solvabilité des candidats à la location d’un bien immobilier,
- L’établissement de la régularisation annuelle des charges locatives,
- L’ établissement tous les trimestres un compte rendu de gérance détaillé,
- La réalisation d’opérations de recouvrement de créance et la gestion du contentieux.
Les catégories de données personnelles faisant l’objet de traitements sont les suivantes :
- Données d'identification : Nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, nationalité, N° de téléphone (personnel, portable), une adresse mail (personnel, professionnelle)
- Un code d'identification peut être attribué au locataire ou candidat locataire
- Des informations sur la vie personnelle : Situation familiale, composition du foyer, Conclusion d'un pacte civil de solidarité (sous réserve de l'accord exprès des intéressés), N° d'inscription à la caisse d'allocations familiales du bénéficiaire exclusivement pour permettre le versement des aides au logement
- Des informations sur la vie professionnelle : Situation professionnelle, Coordonnées de l'employeur ; ressources.
- Les caractéristiques du logement : Conditions de location ou d'accession à la propriété, date d'entrée et de départ, montant du dépôt de garantie, Montant du loyer, Nature et montant des charges, des travaux d'entretien et d'amélioration, Nature des prêts consentis et des modalités de remboursement, Compagnie d'assurance, numéro de police du locataire ; numéro d'identification, identité et coordonnées du porteur du support électronique d'identification pour l'accès aux immeubles
- Des informations d’ordre économique et financier : Coordonnées bancaires (IBAN) ; Revenus, ressources (informations spécifiques aux cautions)
- Un texte « libre » peut être enregistré au sein de chaque fiche, à la convenance des personnes ayant accès à la mise à jour du fichier. Nous veillons à ce que les données à caractère personnel ne soient recueillies que pour un usage déterminé et légitime. Seules doivent être traitées les informations pertinentes et nécessaires au regard des objectifs poursuivis.
Nos engagements en matière de conservation :
- Nous conserverons ces informations jusqu'au règlement du solde des comptes à l'exception des informations nécessaires à l'accomplissement des obligations légales.
- Les informations relatives au candidat à la location ne peuvent être conservées que si la location ou l'acquisition est effectivement réalisée.
- A défaut de location ou d'acquisition, suppression des informations en cas de non-renouvellement de la demande dans un délai de 3 mois.
TRANSACTIO
L’esce virtuel dédié aux propriétaires ou acquére
Nous proposons aux propriétaires ou acquéreurs de biens gérés par le Cabinet Emmanuel TOUATI SARL d’avoir des codes d’accès à un espace sécurisé en ligne qui leur est dédié.
Les traitements opérés sur l’espace virtuel des propriétaire ou acquéreurs ont pour finalités :
- La gestion des sociétés civiles immobilières, des sociétés ayant pour objet la construction, des coopératives et des syndicats de copropriété, des associations syndicales libres et des immeubles en jouissance à temps partagé (comptabilité de ces organismes, tenue des comptes des intéressés, convocation aux assemblées générales, lettres de relance, appels de fonds) ;[TLMR2]
Les catégories de données personnelles faisant l’objet de traitements sont les suivantes :
- Données d'identification : Nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, nationalité, N° de téléphone (personnel, portable), une adresse mail (personnel, professionnelle)
- Un code d'identification peut être attribué au locataire ou candidat locataire
- Des informations sur la vie personnelle : Situation familiale ; Régime matrimonial ;
- Des informations relatives à la vie professionnelle ;
- Les caractéristiques des biens immobiliers : Conditions d'accession à la propriété ; Nature et montant des charges, des travaux d'entretien et d'amélioration ; Nature des prêts consentis et des modalités de remboursement
- Des informations d’ordre économique et financier : Coordonnées bancaires (IBAN) ; Disponibilités financières (Informations spécifiques aux candidats acquéreurs et acquéreurs d'un bien immobilier)
Nos engagements en matière de conservation :
- Nous conserverons ces informations jusqu'à la rupture de la relation contractuelle avec le propriétaire à l'exception des informations nécessaires à l'accomplissement des obligations légales.
- Les informations relatives au candidat acquéreur ne peuvent être conservées que si l'acquisition est effectivement réalisée.
- A défaut de location ou d'acquisition, suppression des informations en cas de non-renouvellement de la demande dans un délai de 3 mois
SY
Lspace virtuel dédié aux copropr
Nous proposons aux copropriétaires ayant désigné le Cabinet Emmanuel TOUATI SARL comme syndic de copropriété pour leur immeuble, d’avoir des codes d’accès à un espace sécurisé en ligne qui leur est dédié.
Les traitements opérés sur l’espace virtuel des copropriétaires ont pour finalités :
- La gestion des sociétés civiles immobilières des sociétés ayant pour objet la construction, des coopératives et des syndicats de copropriété, des associations syndicales libres et des immeubles en jouissance à temps partagé (comptabilité de ces organismes, tenue des comptes des intéressés, convocation aux assemblées générales, lettres de relance, appels de fonds) ;
- La gestion des immeubles de copropriétés et des charges.
- La gestion des copropriétaires avec indication des lots ;
- La gestion des Assemblées Générales ; la gestion des archives des copropriétés ;
- La gestion des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que les décomptes individuels des charges de chaque copropriétaire.
Les catégories de données personnelles faisant l’objet de traitements sont les suivantes :
- Données d'identification : Nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, nationalité, N° de téléphone (personnel, portable), une adresse mail (personnel, professionnelle)
- Des informations sur la vie personnelle : Situation familiale ; Nombre d'enfants, nombre de personnes à charge ; Organisme d'affiliation
- Les caractéristiques des biens immobiliers : Conditions d'accession à la propriété ; Nature et montant des charges, des travaux d'entretien et d'amélioration
- Des informations d’ordre économique et financier : Coordonnées bancaires (IBAN) ; Revenu (tous les éléments de salaire : Salaire ou taux horaire de base, heures supplémentaires, prime...)
Nos engagements en matière de conservation :
- Nous conserverons ces informations jusqu'à la rupture de la relation contractuelle avec le conseil syndical à l'exception des informations nécessaires à l'accomplissement des obligations légales.
Durée de conservation – Informations complémentaires – Arc
Les données à caractère personnel faisant l'objet d'un traitement ne sont pas conservées au-delà du temps nécessaire à l'exécution des obligations définies lors de la conclusion du contrat, ou en posées par la législation en vigueur. Nous conservons les données personnelles pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités décrites dans la présente Politique, selon les principes de conservations décrits ci-avant.
Au-delà de cette durée, elles pourront être anonymisées et conservées à des fins statistiques.
Des moyens d’effacement de données sont mis en place afin d'en prévoir la suppression effective dès lors que la durée de conservation ou d'archivage nécessaire à l'accomplissement des finalités déterminées ou imposées est atteinte
Droits des personnes concernées – Conditions d’exerc
Vous disposez d’un droit d’accès aux données vous concernant, de rectification ou d’effacement, d’interrogation, de limitation du traitement de vos données, de portabilité, et d’effacement.
Vous disposez également du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel ayant comme base juridique notre intérêt légitime, ainsi que d’un droit d’opposition à la prospection commerciale. À tout moment, vous pouvez aussi retirer de votre consentement au traitement, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
En outre, vous disposez du droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont vous souhaiteriez que soient exercés, après votre décès, les droits mentionnés ci-dessus. Enfin, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, si nos réponses vous paraissent insatisfaisantes.
Pour toute demande, il sera demandé de justifier de votre identité par tout moyen utile et de justifier, le cas échéant, des raisons de votre demande.
Les demandes d’exercice de vos droits sont à adresser par voie électronique à l’adresse touati-immo@]touati-immo.fr.
A compter de l’exercice du droit à l’effacement, de s’opposer au traitement, ou encore de retirer son consentement, le bon fonctionnement des services de formation pourra être perturbé voire interrompu. Par exemple, si ces droits sont exercés au moment de la commande de prestations ou services, alors ladite commande ne pourra être effectuée.
Plus d’informations sur vos droits : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles
Destinata
| Généralités |
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| Destinataires internes |
Destinataires externes |
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| • Les dirigeants, gestionnaires, comptables, et assistants du Cabinet Emmanuel Touati. • Nos éventuels autres services chargés de la gestion et de la comptabilité des immeubles. |
• Etablissements financiers pour la réalisation des opérations de prélèvements ou de virements ; L’organisme financier teneur du compte du locataire, de l'accédant ou du propriétaire. • Auxiliaires de justice et officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ; • Services publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales. |
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| Cas particuliers de destinataires |
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| En tant qu’agence immobilière, nous sommes tenus de réaliser auprès de Tracfin (la cellule de renseignement financier rattachée au ministère des Finances et des Comptes publics) des déclarations de soupçons dans les cas prévus par la loi ainsi que des communications systématiques d’informations (« COSI ») pour certaines opérations identifiées par décret comme présentant un risque élevé de blanchiment ou de financement du terrorisme en raison du pays, de l’origine ou de la destination des fonds Plus d’informations : https://www.economie.gouv.fr/tracfin |
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| Location - Gérance |
Le propriétaire du bien immobilier est destinataire des informations concernant son/ses locataire(s). |
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| Transaction |
Votre cocontractant est destinataire des informations vous concernant. |
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| Syndic de copropriété |
Le syndicat des copropriétaire (personne morale) est destinataires des informations concernant les copropriétaires.[TLMR3] |
|
Les informations auxquelles ces destinataires ont accès sont considérées comme étant strictement confidentielles, et ils n’ont respectivement accès qu’aux données nécessaires à l’exécution du contrat qui les lie à nous. Nous nous engageons à ce que tout sous-traitant présente des garanties contractuelles suffisantes pour la mise en œuvre de mesure techniques et organisationnelles appropriées, conformément au RGPD.
Notre principal sous-traitant est le fournisseur du logiciel ImmOpen qui nous permet de fournir des espaces virtuels aux locataires, candidats locataires, propriétaire, acquéreur et copropriétaires dans les conditions susvisées.
Sur la base des obligations légales, vos données personnelles pourront être divulguées aux autorités publiques en application d'une loi, d'un règlement ou en vertu d'une décision d'une autorité réglementaire ou judiciaire compétente.
C’est seulement avec votre accord libre, spécifique, exprès et éclairé et à moins que vous ne vous y opposiez, que nous pourrons partager vos données d’identité et de contact avec des partenaires commerciaux afin de vous envoyer des communications promotionnelles, ou pour vous montrer plus de contenu sur mesure, y compris de la publicité pertinente pour les produits et services susceptibles de vous intéresser.
Dans le cas où nous prendrions part à une opération de fusion, d’acquisition ou à toute autre forme de cession d’actifs, nous nous engageons à garantir la confidentialité de vos données personnelles et à vous informer avant que celles-ci ne soient transférées ou soumises à de nouvelles règles de confidentialité.
Information sur les réseaux sociaux et sites tier
Le Site peut fournir des liens vers d’autres sites, applications et services que les siens, qui peuvent être exploités par des sociétés tierces.
Cliquer sur ces liens peut autoriser des tiers à recueillir ou partager des données vous concernant. Dans ce cas, nous ne sommes pas responsables du traitement des données personnelles par ces sites tiers, dont l’utilisateur est invité à consulter les politiques de protection des données personnelles pour plus d’informations.
Sécurité – Notification en cas de violat
Nous nous engageons à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées grâce à des moyens de sécurisation physiques et logistiques afin de garantir un niveau de sécurité adapté au regard des risques d'accès accidentels, non autorisés ou illégaux, de divulgation, d'altération, de perte ou encore de destruction des données personnelles vous concernant.
Dans l'éventualité où nous prendrions connaissance d'un accès illégal aux données personnelles vous concernant stockées sur nos serveurs ou ceux de nos prestataires, ou d'un accès non autorisé ayant pour conséquence la réalisation des risques identifiés ci-dessus, nous nous engageons à :
- Vous notifier l'incident dans les plus brefs délais si cela répond à une exigence légale ;
- Examiner les causes de l'incident ;
- Prendre les mesures nécessaires dans la limite du raisonnable afin d'amoindrir les effets négatifs et préjudices pouvant résulter dudit incident
En aucun cas les engagements définis au point ci-dessus ne peuvent être assimilés à une quelconque reconnaissance de faute ou de responsabilité quant à la survenance de l'incident en question.
Si vous observez une quelconque faille de sécurité ou tout incident susceptible de porter atteinte à l’intégrité de vos données personnelle ou celles d’autres personnes, nous vous remercions par avance de bien vouloir nous en informer immédiatement.
Mesures de sécurité spécifiques aux espaces virtu
L'accès au logiciel ImmOpen fournit par la société Idéal soft Informatique Sud SAS (ISIS) nécessite une authentification (code utilisateur et mot de passe). La politique de gestion des mots de passe est la suivante :
- Longueur minimale de 5 caractères
- Modification des mots de passe doit être faite tous les 3 mois.
- Contrôle des accès via Active Directory (code utilisateur et mot de passe du domaine Windows possible en fonction de la solution optée).
Une sauvegarde journalière de l’ensemble des données est prévue.
Tous les fichiers utilisés pour l’authentification des utilisateurs sont chiffrés (méthode RC5, avec mot de passe « fort » propre à chaque environnement). Tous les fichiers de données contenant des données nominatives sont eux aussi chiffrés, avec la même méthode de chiffrage, mais avec un mot de passe « fort » propre à chaque répertoire de données. L’ensemble des sites extranet sont accessible en HTTPS (voir le cadenas à gauche de l’onglet indiquant que la connexion aux espaces virtuels proposés est sécurisée) et les données d’identification sont également chiffrées.
Vous pouvez nous contacter si vous souhaitez connaître plus amplement la Politique de sécurité de notre sous-traitant.
Transfert hors U
Nous nous engageons à respecter la réglementation applicable relative aux transferts des données vers des pays situés en dehors de l’union européenne et notamment selon les modalités suivantes :
- Nous ne transférerons les données des visiteurs, prospects et clients vers des pays reconnus comme offrant un niveau de protection équivalent ; En cas de transfert vers les Etats-Unis, vers des organismes ayant adhéré au Privacy Shield uniquement ;
- Nous ne transférerons les données personnelles en dehors des pays reconnus par la CNIL comme ayant un niveau de protection suffisant qu’à conditions d’avoir obtenu une autorisation de la CNIL pour procéder à ce transfert.
Droit applicable, langue, modification de la Politiq
La présente Politique de Confidentialité est régie par le droit français. Elle est rédigée en français. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige. L'inapplication temporaire ou permanente d'une ou plusieurs clauses des présentes ne saurait valoir renonciation de sa part aux autres clauses des présentes qui continuent à produire leurs effets.
Nous nous réservons la possibilité de modifier la présente Politique de confidentialité. Les personnes concernées seront averties lorsque cela est prévu par le RGPD ou toute autre réglementation. La date de mise à jour est indiquée en en-tête et nous vous invitons à la consulter régulièrement.